Fælles ambulatorium - optimering af rumudnyttelse for 7 specialer

PrintPrint
Oplægsholder
Navn: 
Jens Peter Andersen
Stilling: 
Regional Forvalter / Projektleder
Firma/organisation: 
Sydvestjysk Sygehus - Region Syddanmark
E-mail: 
jpa@rsyd.dk
Øvrige deltagere i projektet/initiativet
Navn: 
Conny Olesen
Stilling: 
Ledende oversygeplejerske, Medicinsk afdelingsledelse
Firma/organisation: 
Sydvestjysk Sygehus - Region Syddanmark
Navn: 
Anne-Mette Sørensen
Stilling: 
Ledende lægesekretær, Medicinsk afdelingsledelse
Firma/organisation: 
Sydvestjysk Sygehus - Region Syddanmark
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
Gevinst realisering af forventede og uventede gevinster ved sammenlægning af 7 specialer til fælles planlægning i fælles lokaler
2: 
Optimering af udnyttelses grad for eksisterende fysiske lokaler og derved undgå ombygning/tilbygning
3: 
Forandring, forankring og fortsatte optimerings processer

Baggrund og motivation
Formålet med Fælles Ambulatorie booking projekt på Sydvestjysk Sygehus var at sikre en højere udnyttelsesgrad af den eksisterende fysiske rumkapacitet fordelt på 2 etager. Der var en oplevelse og gængs opfattelse indenfor 7 ambulatorie specialer at man ikke havde rum nok (fysiske lokaler) til patient behandlinger/undersøgelser.

Der var ”ejerfornemmelser” for ”egne” rum indenfor de enkelte specialer samt manglende overblik og fleksibilitet ift. booking af rum og klinikere.

Kapacitets beregninger på rum viste at med den dokumenterede aktivitet ”burde” være mere end rum nok til aktivitets niveauet. Dette ville dog forudsætte at lokalerne kunne deles imellem de 7 specialer.
Beregnet rumkapacitet var til ca. 74.000 patientkontakter, men der bookes kun 52.272 patientkontakter i 2016. Dvs. beregnet udnyttelses grad af rum var ca. 70%.

Dette gav grobund for frustrationer i specialerne, der dannede baggrund for igangsættelse af fælles ambulatorie booking projekt.
Projektets primære mål var at frigøre kvalificerede rum nok til alle 7 specialers daglige booking og planlægningsbehov.

Beskrivelse:
Fælles ambulatorie projekt havde opstart i 2015 på Sydvestjysk Sygehus. Der blev i projektet afholdt workshops med klinikere for at definere hvad der systemmæssigt var nødvendigt at udvikle for at sikre projektet primære mål: ”Optimal udnyttelse af eksisterende rum”.
Efter implementering af de nødvendige funktionalitetsændringer i bookingsystemet blev projektet sat på standby.
Projektet blev ”genstartet” i 10-2016. Behovet for at frigive rum var fortsat eksisterende og der var ledelsesopbakning til at dette projekt skulle i mål med givne rammer.

Én vigtig opgaver i projekt opstart  var kvalificering af ressourcer til rette planlægning og booking. 49 rum blev kvalificeret ift. hvilke undersøgelsesstyper de kunne anvendes til. Dertil blev der indkøbt udstyrtil opkvalificering af rum.

Der var ”hård” deadline for projekt implementeringen på 3,5 måned efter ”projekt genstart” i okt. 2016.
For at kunne forankre en så hurtig ændring i organisationen blev der bl.a. besluttet et rumregelsæt og en ny rolle som rum koordinatorer. Rumregelsættet indeholder fælles aftalesæt der gælder for alle 7 specialer på tværs. Rumkoordinatorer fik til opgave på tværs af specialer at afhjælpe eventuelle udfordringer med at planlægge på den nye måde. Dertil fastholdt man ledelses strukturen indenfor de 7 specialer.

Efter implementering og idriftsættelse 01-2017 har det vist sig at der nu er en synlig overkapacitet på de 2 etager og dermed kvalificerede rum nok.
Udover at der er rum nok til alle 7 specialers behov er der i gennemsnit dagligt 3,5 rum ledig. Dertil vil der kunne frigives op til 3,5 rum mere ved fortsat optimering af daglig booking og planlægning. Der kan dog forekomme enkelte dage med spidsbelastninger, der gør at kapaciteten udnyttes fuldt ud.

Det har ligeledes vist sig at der har været andre gevinstrealiseringer, der ikke var indeholdt i det primære formål. Her kan bl.a. nævnes sammenlægning af flere undersøgelses typer og deraf flere klinikere er ”flyttet ind” i fælles ambulatoriet. 

Indlægget:
I indlægget vil der kort gøres rede for ”genopstart” af projektforløbet ift. hvilke værktøjer og LEAN metoder der blev anvendt for at sikre fremdrift, forankring og fortsat optimering. Dertil vil der med udgangspunkt i løbende indsamlet statistisk materiale redegøres for opnået primære mål. Ligeledes deling af gevinstrealiseringer, der ikke var identificeret i projektet som mål, men som i den nye dagligdag er afgørende. Herunder tilkendegivelser omkring dagligdagen fra både klinikere og patienter. På Sydvestjysk Sygehus fælles ambulatorium er det systemet ”Bookplan” leveret fra Capgmeni Sogeti, der anvendes.