Digitalisering af patienters ansøgning om befordringsgodtgørelse

PrintPrint
Oplægsholder
Navn: 
Eva Lund
Stilling: 
Innovationskonsulent
Firma/organisation: 
Odense Universitetshospital
E-mail: 
el@rsyd.dk
Øvrige deltagere i projektet/initiativet
Navn: 
Helle Eriksen
Stilling: 
Lægesekretær
Firma/organisation: 
Odense Universitetshospital
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
Hvordan et behov fra klinikken kan blive til et udviklingsprojekt med involvering af innovationsafdeling, IT-afdeling og leverandør i tæt samarbejde med øvrige interessenter.
2: 
Hvordan kan digitalisering af arbejdsgange hjælpe det administrative personale.
3: 
Patienternes reaktion på digitalisering på hospitalet.

Baggrund og motivation

Patienter, som har ret til befordringsgodtgørelse efter gældende regler kan i dag ansøge om dette. I Region Syddanmark håndteres ca. 180.000 befordringsansøgninger om året. Ca. 2/3 af disse sendes til behandling på et af de andre kørselskontorer i regionen. Sagsbehandlingen foregår manuelt og er meget ressourcekrævende for alle indblandede parter. Der er mange overgange med dertil hørende risiko for fejl, mangelfulde oplysninger samt en del skemaer, der ikke kommer frem. Fra patienten har været til behandling på sygehus til der sættes penge ind på kontoen kan der gå helt op til 10 uger, hvilket er lang tid at vente.

I starten af 2015 gik Øjenafdelingen, Innovationsenheden og Klinisk IT i dialog med kørselskontoret på OUH med henblik på at digitalisere og ændre de nuværende arbejdsgange. Der blev derfor igangsat en pilotafprøvning på OUH, som har givet gode erfaringer. I løbet af 2016 er systemet blevet yderligere udviklet og gennemtestet mellem Øjenafdelingen og Kørselskontoret samt Regnskabsafdelingen. Primo marts 2017 er medarbejdere fra de øvrige kørselskontorer i RSD startet op med at teste systemet. Dette indebærer i første omgang den klare fordel, at der ikke sendes papirskemaer fra OUH til SLB, SVS og SHS fra de to deltagende afdelinger.

Systemet kan implementeres på resten af regionens sygehuse samt i psykiatrien i sin nuværende form. Der er dog nogle ønsker til integration til andre eksterne systemer, som vil medføre yderligere forbedringer og mindske involvering fra personalet, som med fordel vil kunne udføres.

Fordele ved systemet:

  • Bedre patientoplevelse - Patienterne vil opleve en hurtigere, enklere og mere effektiv håndtering af deres befordringsansøgninger og de slipper for at stå i kø ved skranken. Ikke mindst vil tiden fra patienten ansøger om befordringsgodtgørelse og til udbetalingen gennemføres, blive reduceret fra de ca. 4-10 uger det tager i dag til under 1-2 dage
  •  Aflastning af sekretærerne, kørselskontorerne og regnskabsafdelingerne - tid forbrugt på sagshåndtering forventes reduceret med ca. 82%
  •  Ensartet sagsbehandling på tværs af regionen
  • Hurtigere svar på patienthenvendelser, da sagerne kan fremfindes digitalt

  • Forventet færre henvendelser vedrørende manglende udbetaling da sagsbehandlingstiden reduceres til under 24 timer

  • Reduceret belastning af interne postfunktioner

  • Løbende afvikling af papirarkiver og dermed reduceret behov for plads til opbevaring

  • Bedre datasikkerhed og bedre kvalitetssikkerhed - med overgangen fra papir til digital ansøgning elimineres muligheden for, at skemaer bortkommer under transport samt eventuelle fejlaflæsninger og fejlindtastninger. På sigt vil digitaliseringen give et ensartet og validt datagrundlag for analyse og statistik, hvilket ikke findes i dag

Indlægget:

Beskriver kort, hvordan vi har tacklet en ide fra klinikken til at få et udviklingsprojekt med mange involverede fra sygehuset og regionens stabe men også med en agil leverandør til i løbet af relativt kort tid at få udviklet et system, som hurtigt har vist sig at gøre god gavn både for patienter og personale.