Web-booking muligheder og udfordringer

PrintPrint
Oplægsholder
Navn: 
Charlotte Buch Gøthgen
Stilling: 
Viceklinikchef, overlæge, MPG
Firma/organisation: 
Klinik Hoved-Orto, Aalborg Universitetshospital
E-mail: 
chbg@rn.dk
Øvrige deltagere i projektet/initiativet
Navn: 
Karsten Ulrik Niss
Stilling: 
Studielektor
Firma/organisation: 
Institut for Medicin og Sundhedsteknologi, Aalborg Universitet
E-mail: 
niss@hst.aau.dk
Navn: 
Karin Hedegaard
Stilling: 
Leder af IT-funktionen
Firma/organisation: 
Aalborg Universitetshospital
E-mail: 
kahe@rn.dk
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
For at anvende web-booking skal tilgangen til planlægning ændres, da web-booking kræver åbne tider
2: 
P.g.a. bl.a. udredningsretten er der en skarp styring af alle ressourcer
3: 
En del af begrundelse for ikke at åbne for web-booking kan føres tilbage til kultur og modstand mod forandring.

Baggrund og motivation

I foråret 2014 begyndte Region Nordjylland (RN) implementeringen af Bookplan til erstatning af det eksisterende planlægningssystem og i maj 2015 var alle speciale overgået til det nye system.  Bookplan indeholder webbooking funktionalitet, hvor patienterne via web-booking selv kan bestille tid. Det er ikke en funktionalitet, der rigtig er taget i brug endnu på Aalborg Universitetshospital og for at afdække de mulige gevinster og barrierer der måtte være ved brug heraf, er der sendt en forespørgsel til tre specialer på  tværs af Aalborg Universitetshospital. Et af specialerne har tidligere haft et lille projekt vedr. webbooking. Aktuelt anvender kun et de adspurgte specialer webbooking til en lille del af deres ambulante aktivitet.

Beskrivelse

Nogle af specialerne kan godt se fordelen ved at anvende web-booking og nævner bl.a. hensynet til patienten, idet webbooking giver patienten mulighed for selv at planlægge sin tid eller på en nem måde at afvise webbookingen, hvis de ikke ønsker tiden længere – f.eks. hvis generne er forsvundet. Samtidig vil ovenstående reducere sekretærernes tidsforbrug til aflysning af tider og der er en tro på, at antallet af udeblivelser samtidig vil blive reduceret, når patienten selv kan vælge tid.

Modsat ses der også nogle ulemper ved brug af webbooking og på patientsiden nævnes bl.a. at det kan være svært for nogle patienter at anvende webbooking, hvilket vil medføre, at sekretærene skal bruge tid på at vejlede og hjælpe disse patienter. Samtidig vil webbooking kunne medføre mere koordinering omkring patientbooking, hvis patienten ikke benytter muligheden for at booke selv, idet sekretæren må følge op og evt. booke tid til patienten.

Set fra et speciales side nævnes at mange patienter skal indkaldes til flere undersøgelser ifm. deres tid hos læge i ambulatoriet og at ambulatoriet meget ofte ombooker patienter til andre tider samtidig med, at lægerne kun ønsker at se patienter i deres ambulatorium, som de selv har visiteret, hvilket besværliggør brugen af webbooking.

Et andet speciale nævner, at de har meget lange ventetider (op til 50 uger) i ambulatoriet, hvorfor de ikke mener, at man kan være bekendt at lade patienterne bruge webbooking. Samtidig er de af og til nødt til at ændre ”patientmiks” og udskyde kontrolpatienter til fordel for øvrige hastepatienter, hvorfor en patients selvvalgte tid vil kunne blive ændret.

På tværs af specialerne stilles der spørgsmål ved, om den påkrævede bilagsregistrering ift. udredningspatienter kommer i vejen for at kunne udnytte webbooking optimalt og om webbooking harmonerer med det lovmæssige krav om, at patinterne skal have oplyst tid senest 8 hverdage efter modtagelse af henvisning.

Der er stor forskel i de tre specialers begrundelse for ikke at anvende webbooking. En respondent skriver som afsluttende kommentar: ” Således listet op, må jeg jo konstatere, at jeg umiddelbart kan få øje på flere fordele end ulemper J”, hvilket peger på, at de gerne vil overveje muligheden for at igangsætte webbooking. En anden skriver at: ”Umiddelbart har vi meget svært ved at forholde os til muligheden af, at patienterne selv booker deres tider/forløb hos os og har også fravalgt denne mulighed i forbindelse med implementering af Bookplan.”, hvilket tyder på at brugen af webbooking vil være en stor ændring både ift. arbejdsgange og ift. kulturen indenfor dette speciale. Dette kan skyldes, at specialet enten ikke er tilstrækkeligt informeret om webbooking og kan se mulighederne ved brug af dette, eller at der er stor modstand mod at bruge webbooking og ændre på daglige rutiner.

Indlægget

En opsummering af de indkomne svar, vil blive præsenteret og diskuteret i indlægget på E-Sundhedsobservatoriet.